Mis compañeros de empresa son gente impresionante, y aunque son jóvenes, no tienen nada que ver con aquellos que comentaba en un anterior post. Una de las últimas modificaciones a nuestro estilo de trabajo ha venido precisamente por su intención de usar wikis como herramienta colaborativa al máximo nivel.

Hemos utilizado, en este caso TWiki como herramienta para realizar la documentación técnica de nuestras ofertas. Hasta ahora, el procedimiento era el siguiente:

• Definimos el equipo de trabajo que participará en la elaboración de la oferta en concreto.
• Utilizábamos nuestra herramienta corporativa para gestión de la configuración.
• Utilizábamos las plantillas definidas por nuestros procedimientos de calidad. Esta plantilla es un documento de texto o presentación, que compartíamos a través de un servidor de ficheros típico, al que tenían acceso los ingenieros encargados de trabajar en la oferta.
• Básicamente, por imposibilidad para compartir simultáneamente estos ficheros de oferta, se repartían los puntos de la oferta entre los ingenieros, de forma que cada uno se encargaba de realizar su parte.
• Hasta el final, cuando todas las partes se unificaban en un mismo documento, los miembros del equipo no tenían constancia del contenido del resto de personas.

Ahora el procedimiento que se utiliza es el siguiente:

• Con TWiki se crea una zona de trabajo colaborativo, con permisos específicos para los miembros del equipo de oferta.
• Todos los miembros pueden ver en tiempo real lo que cada uno está aportando, y aunque cada uno se encarga de una parte, pueden ver y aportar en el resto de partes de la oferta.
• Finalmente la información completada se exporta en texto sin formato que se inserta en la plantilla de oferta y se formatea adecuadamente. Esto se hace así para cumplir las indicaciones del procedimiento de calidad.

Estos cambios han permitido hacer que sobretodo todos los miembros del equipo estén informados en tiempo real de la evolución del documento, y que puedan poner en común diferentes puntos de vista sin requerir esperar al final mientras casi se trabaja a oscuras.

Además, la inclusión de toda esta información permite su posterior tratamiento: otros compañeros pueden acceder a información útil si trabajan en ofertas de temática similar, la indexación de la información se realiza de manera automática, y la accesibilidad del formato de trabajo permite que cualquiera pueda trabajar desde casa, desde un equipo fuera de la oficina, simplemente con un navegador web.

En definitiva, estamos trabajando ahora dando ejemplo a nuestros propios clientes, a aquellos que algunas veces hemos recomendado el uso de herramientas de este tipo, donde la sencillez de uso y sus funcionalidades hacen aumentar de forma considerable la productividad. Y os lo aseguro, funciona.