Hoy, después de la resaca semanal de Feria en Sevilla (por cierto, ¿será posible que no existe una web institucional sobre la misma?), no es un buen momento para quejarse, aunque no quisiera dejar pasar la oportunidad.

Resulta curioso darse cuenta de la diferencia existente entre las grandes organizaciones y aquellas que son más pequeñas. Cuando estuve trabajando para General Electric, creo que en aquel momento era la primera empresa por valoración bursátil del mundo, era algo increíble. En GE estaba todo pensado, y cuando digo todo, es absolutamente todo. Recuerdo que toda la política corporativa en cuanto a imagen, procesos internos, relación con proveedores, etc. estaba definida y escrita en un manual que te entregaban el primer día que empezabas a trabajar allí. Pero había cosas que aunque no aparecieran, también estaban definidas. Por ejemplo, los muebles de nuestra oficina eran los mismo que los del resto de oficinas del mundo, del mismo fabricante y del mismo modelo. Pero es que la alfombra también era la misma en todas las oficinas del mundo, fabricante, modelo y color, por supuesto corporativo como lo indicaba la política de imagen de la compañía.

Estas situaciones tienen grandes ventajas. Es decir, es interesante saber cómo tienes que hacer las cosas en cada momento, aunque no sea de la manera más óptima siempre. Pero también cuentan con alguna desventaja, y la que más me choca es la lentitud de ciertos de los procesos internos, lo que normalmente conocemos como burocracia.

Y no me estoy refieriendo a lo que el Sistema de Gestión de la Calidad defina, en cuanto al ciclo de vida de los diferentes procesos que existan. Esta burocracia tiene buenas consecuencias a muy corto plazo.

Me refiero a aquellos procesos que no estando definidos en ninguna de esos manuales existen de manera generalizada en todas las empresas. Por ejemplo, ¿cómo sabe una persona del área de producción qué debe hacer cuando la cadena de producción se detiene?. O a quién tiene que acudir un comercial para intentar obtener un descuento especial para un cliente?

En esos casos no definidos es cuando surgen los verdaderos problemas que llamo “burocracia interior”, y cuando se evidencian en mayor grado las diferentes velocidades en cuanto a productividad de una gran empresa y de una empresa mediana o pequeña.

Mis compañeros de empresa son gente impresionante, y aunque son jóvenes, no tienen nada que ver con aquellos que comentaba en un anterior post. Una de las últimas modificaciones a nuestro estilo de trabajo ha venido precisamente por su intención de usar wikis como herramienta colaborativa al máximo nivel.

Hemos utilizado, en este caso TWiki como herramienta para realizar la documentación técnica de nuestras ofertas. Hasta ahora, el procedimiento era el siguiente:

• Definimos el equipo de trabajo que participará en la elaboración de la oferta en concreto.
• Utilizábamos nuestra herramienta corporativa para gestión de la configuración.
• Utilizábamos las plantillas definidas por nuestros procedimientos de calidad. Esta plantilla es un documento de texto o presentación, que compartíamos a través de un servidor de ficheros típico, al que tenían acceso los ingenieros encargados de trabajar en la oferta.
• Básicamente, por imposibilidad para compartir simultáneamente estos ficheros de oferta, se repartían los puntos de la oferta entre los ingenieros, de forma que cada uno se encargaba de realizar su parte.
• Hasta el final, cuando todas las partes se unificaban en un mismo documento, los miembros del equipo no tenían constancia del contenido del resto de personas.

Ahora el procedimiento que se utiliza es el siguiente:

• Con TWiki se crea una zona de trabajo colaborativo, con permisos específicos para los miembros del equipo de oferta.
• Todos los miembros pueden ver en tiempo real lo que cada uno está aportando, y aunque cada uno se encarga de una parte, pueden ver y aportar en el resto de partes de la oferta.
• Finalmente la información completada se exporta en texto sin formato que se inserta en la plantilla de oferta y se formatea adecuadamente. Esto se hace así para cumplir las indicaciones del procedimiento de calidad.

Estos cambios han permitido hacer que sobretodo todos los miembros del equipo estén informados en tiempo real de la evolución del documento, y que puedan poner en común diferentes puntos de vista sin requerir esperar al final mientras casi se trabaja a oscuras.

Además, la inclusión de toda esta información permite su posterior tratamiento: otros compañeros pueden acceder a información útil si trabajan en ofertas de temática similar, la indexación de la información se realiza de manera automática, y la accesibilidad del formato de trabajo permite que cualquiera pueda trabajar desde casa, desde un equipo fuera de la oficina, simplemente con un navegador web.

En definitiva, estamos trabajando ahora dando ejemplo a nuestros propios clientes, a aquellos que algunas veces hemos recomendado el uso de herramientas de este tipo, donde la sencillez de uso y sus funcionalidades hacen aumentar de forma considerable la productividad. Y os lo aseguro, funciona.