Mi compañera Ana ha tenido una muy buena idea, o al menos, ella es quién me la ha contado, para la mejora de la gestión de los proyectos en su área, dedicada principalmente a implantación de Infraestructuras de sistemas, seguridad y comunicaciones.

Los proyectos de infraestructuras TIC pueden llegar a ser sumamente complejos, ya que al ser la base de ejecución y comunicación en toda Organización, su criticidad es muy alta, y cualquier modificación en la misma supone a menudo intervenciones fuera de horario con pequeñas ventanas de trabajo y una planificación apretada.

Una de las cosas que suceden también en estos proyectos es que existen muchas partes afectadas por un cambio en sus infraestructuras, y a la vez que esas múltiples partes, existen múltiples personas, no sólo del departamento TIC de la Organización, que se ven implicadas en estos proyectos. De igual forma, la comunicación empieza a no ser del todo 1 a 1, entre el Jefe del Proyecto por parte del proveedor y el Director del Proyecto por parte del cliente, sino que aparecen nuevos interfaces entre el Jefe de Proyecto con otras personas del cliente y además entre personas del equipo de proyecto con otras personas del cliente. En definitiva, un galimatías que a veces es demasiado complejo de manejar y que requiere muchas reuniones de coordinación para su gestión.

Bitácora

De todas estas comunicaciones, se incluyen a menudo decisiones o aceptaciones a tareas que son fundamentales para el devenir del proyecto, y que deben ser conocidas por el resto del equipo, tanto por la parte del proveedor como del cliente. ¿Cómo gestionar esta situación de forma más ágil y homogénea?

Aunque las reuniones de coordinación son necesarias, nosotros estamos utilizando una Wiki para llevar una bitácora del proyecto, que refleje lo que ha estado sucediendo en el mismo día a día, que pueda ser accedido por todas las personas que forman parte del equipo de proyecto y a su vez consultado incluso por el cliente. En esta bitácora se reflejan todas las comunicaciones, decisiones tomadas, tareas realizadas, etc. que puedan tener algún impacto en el proyecto, y que permitan a futuro recopilar todas las actuaciones realizadas en el mismo, básicamente porque a menudo es necesario recordar cuándo se hizo algo, quién lo hablo con quién, o cómo se solucionó un problema determinado.

Esta herramienta, de la que ya había hablado, para nosotros supone un cambio fundamental en la gestión del proyecto, permitiendo de forma simple, accesible desde cualquier lado vía web y centralizada, obtener una bitácora del proyecto, de la que seguro nuestros clientes son los primeros beneficiados.